8. Reducir la inversión necesaria en inventarios. Si en promedio un material tiene dos nombres, entonces el sistema logístico se multiplicará por dos, del mismo modo el listado de inventarios, y con ello la necesidad de capital de trabajo para mantener este nivel de inventarios. La catalogación debe ser un sistema simple y comprensible por las personas en todos los niveles de la organización, sin que se les tenga que exigir requisitos especiales para su entendimiento y uso. Debe ser también flexible y adaptable a los futuros cambios en la organización y en el entorno. La catalogación, como todo proceso, consume recursos, por tanto; estos deben ser cuidadosamente utilizados. En principio, no se debe catalogar todo lo que una organización compra, sino aquello que se compra repetitivamente, como materias primas, repuestos, materiales de oficina, entre otros. Aquello que se compra una sola vez, por ejemplo, terrenos, edificios o maquinarias grandes, no es necesario catalogarlo, pues se consideran activos fijos. PUNTO CLAVE La catalogación busca la identificación correcta de los materiales comprados y/o almacenados en una empresa. Entre sus beneficios se encuentran que: agiliza el proceso de compras, reduce la variedad de ítems o referencias, mejora la rotación de los inventarios y optimiza el uso del espacio en el almacén. 11.3. Etapas de la catalogación Para que la catalogación represente un beneficio para la empresa, se recomienda su realización a través de las siguientes cuatro etapas: 11.3.1. Establecimiento de normas y estándares La normalización consiste en establecer normas, pautas, modelos y estándares con respecto a los cuales puede ser comparado cualquier objeto u acción. En el caso de los materiales, la normalización es la selección de aquellas características físico químicas, tales como tamaño, peso, densidad, textura, entre otros, que van a regir las compras y la gestión de las mismas en el interior de la empresa. Por ejemplo, en la gestión de un almacén se puede normalizar los pallets utilizados para el acomodo de los productos. Entre las características a 251
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