4.6. Mantenimiento de registros Los registros y archivos se llevan con la finalidad de ubicar fácilmente cualquier documento relacionado con las compras y poder demostrar así la transparencia de las compras efectuadas. La información generada por un proceso de compras es extensa, y no toda la información tiene el mismo grado de importancia para todas las empresas. Un resumen de los registros que se deben llevar en el área de compras se presenta a continuación: 1. Pedidos. Los pedidos de productos sirven para sustentar los procesos de compra realizados. Es por ello que su archivo resulta importante. 2. Órdenes de compra. Es importante tener un registro de las órdenes de compra y contratos gestionados por el área de compras. Cuando la compra tiene entregas parciales se deben conocer las cantidades recibidas y las cantidades por recibir, las fechas de entregas y el calendario de pagos al proveedor, pues todo ello representa información útil para la absolución de consultas de las demás áreas funcionales sobre los pedidos y los pagos efectuados. 3. Proveedores. Tener registros actualizados de los proveedores actuales y potenciales de la empresa, vendedores, personas de contacto, productos que ofrece, registros de las visitas realizadas a la planta y las inspecciones realizadas, informes de las reuniones de trabajo, desempeño del proveedor en cuanto al cumplimiento de los plazos de entrega y la exactitud de la entrega, entre otras, es información que nos ayuda para ubicar a los proveedores rápidamente cuando surge la necesidad de hacerlo. 4. Cotizaciones. Las cotizaciones recibidas de los distintos proveedores sirven para sustentar la selección del proveedor realizada por Compras. Los precios pactados y las condiciones estipuladas en la cotización sirven para elaborar la orden de compra. 5. Materiales. Llevar un registro organizado de los materiales usados en la empresa, con su identificación correcta, características, fuentes de suministros, así como incluir los materiales alternativos, los nuevos materiales, las pruebas efectuadas y sus resultados, resulta útil para agilizar los procesos de compra. 5. MODELOS DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES 231
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