productos en los plazos estipulados y el comprador al pago de dichos productos según el calendario acordado. La orden de compra es el documento más importante emitido por el área de compras y, por tanto, su preparación debe ser planificada cuidadosamente. La información que debe contener toda orden de compra es la siguiente: • Fecha de emisión de OC; • Número de la orden de compra (correlativo de compras); • Nombre y dirección de la empresa que recibe la orden; • Descripción del artículo, código, norma; • Cantidad que solicita y unidades; • Instrucciones sobre entrega (lugar y fecha); • Cronograma de facturación y condiciones de pago; • Precios; • Algunas cláusulas adicionales pertinentes; • Firmas y autorizaciones correspondientes. Las cláusulas más comunes contenidas en una orden de compra son las siguientes: 1. La aceptación de los productos está sujeta a la inspección de calidad. 2. En caso de no recibir los productos en los plazos estipulados se procederá a aplicar penalidades por los retrasos o a cancelar la orden. 3. Si el precio no está estipulado en la orden, la facturación se hará a un precio no mayor al pagado en la última transacción. 4. En caso de encontrarse artículos dañados, se tomarán determinadas medidas. Además del proveedor, internamente se debe entregar una copia de la orden de compra al usuario para que pueda conocer las condiciones y plazos de la compra; a Finanzas, para que programe los pagos al proveedor; al Almacén, para que planifique los recursos necesarios para el almacenamiento; y a Contabilidad para que registre las obligaciones en los libros contables respectivos. 4.4. Seguimiento y recepción de la compra El trabajo de compras no termina con la emisión de la orden. Para garantizar la continuidad de las operaciones hay que asegurarse de que la 229
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