Los aspectos que se deben considerar para desarrollar un proceso de compras consistente son los siguientes: 4.1. Recepción de la solicitud de productos La solicitud de productos es un documento físico o virtual que establece una necesidad a satisfacer. Con este documento se inicia el proceso de compras. El área de producción de la empresa requiere ser abastecida del stock de materiales del almacén para poder ejecutar sus actividades diarias. Sin embargo, en algún momento existirá la necesidad de renovar dichos stocks. Esta situación genera la solicitud de productos. Por otro lado, existen situaciones tales como un proyecto nuevo, compra de nuevos equipos, ampliación de la capacidad de producción, ensayos con nuevos materiales, entre otros, que no pueden ser abastecidos por el almacén. En este caso, la solicitud de productos se originará en el área de producción u otras áreas funcionales. Se recomienda, pues, que la solicitud pase por el área de almacenes para constatar que no exista en stock el producto solicitado, ni ningún otro alternativo. Sea que la solicitud de productos provenga del almacén o de cualquier área funcional de la empresa, se debe designar personas, de cierto nivel en la empresa, autorizadas para emitir dichas solicitudes de productos. Es importante recalcar que una solicitud no es una orden a ser cumplida; el área de compras, luego de un análisis cuidadoso, debe determinar la cantidad a comprar y las condiciones que se ajusten mejor a las necesidades de toda la organización. Los datos que debe tener una solicitud de productos son los siguientes: • Fecha de emisión de la solicitud de productos; • Descripción del o los artículos, con su código y norma, si es que los tuviera; • Cantidad pedida y unidades; • Fecha máxima de llegada del producto al lugar de entrega; • Utilización que se dará al artículo; • Existencias disponibles, consumos pasados; • Lugar de entrega; • Área que lo solicita; • Firmas y autorizaciones correspondientes. Existen algunos tipos de solicitudes que requieren un trato especial o 223
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