4.5.1. Toma masiva de inventarios Es aquella que se ejecuta, como su nombre lo indica, a todos los productos almacenados. Al menos se realiza una vez al año, y por lo general esta ocasión coincide con el cierre del ejercicio contable anual. La toma de inventarios masiva, por el gran volumen de productos a contar, es compleja, ya que requiere de una preparación previa del almacén, ordenamiento de los productos guardados, actualización de las transacciones pendientes en el sistema de información y capacitación del personal a intervenir en la toma. Antes de la toma masiva de inventarios, el almacén debe estar limpio, los pasillos y estanterías señalizados, la iluminación debe ser la adecuada, los equipos de seguridad y de primeros auxilios deben estar colocados en su lugar, y se debe tener el mantenimiento al día. Se debe verificar que los materiales se encuentren en sus ubicaciones respectivas y se debe evitar tener un mismo material, con el mismo código, en varios lugares del almacén. Las tarjetas de identificación de los materiales deben estar completas y legibles. Aquellos artículos pequeños que existan en grandes cantidades, tales como pernos, clavos, remaches o tuercas, se les debe agrupar en bolsas o sacos de cantidades homogéneas para facilitar su conteo por el personal que realiza la toma de inventarios. En algunas ocasiones se requerirá la participación de personal adicional para cumplir con el objetivo de contar la totalidad de los productos almacenados. Si este personal no conoce las características del producto ni su ubicación en el almacén, se requerirá su capacitación previa en estos aspectos. La forma más segura de llevar a cabo la toma de inventarios masiva reside en establecer un primer conteo y luego un segundo conteo de verificación realizado por personal diferente al del primero. De existir diferencias, un tercer equipo, dirigido por el responsable de la toma de inventario, establecerá la cantidad definitiva de mercancías. 4.5.2. Toma cíclica de inventarios Su nombre se debe a que el conteo se realiza por ciclos cortos, en cada uno de los cuales se cuenta un grupo determinado de artículos. La condición del conteo cíclico es que al finalizar el periodo de conteo al menos se haya contado una vez cada producto. 134
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